La demande croissante d’entreprises cherchant à gérer électroniquement leurs documents a conduit à une multiplication de services dédiés, parfois complexes, souvent rigides. Dans un monde où une grande partie de la connaissance au sein des organisations reste compartimentée, il devient essentiel de la gérer de manière collaborative, d’autant plus avec la généralisation du travail hybride, réduisant les échanges informels entre collaborateurs.
Améliorer la gestion documentaire au sein des entreprises est donc crucial.
Saviez-vous que vous avez la possibilité d’utiliser SharePoint pour la gestion électronique des documents ?
Faisons le point sur cette solution souvent incluse à votre abonnement Microsoft 365.
Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ? (GED)
La GED contrôle le cycle de vie des documents, de la création à l’archivage, en passant par le stockage, la modification et la suppression. Il s’agit d’un processus global facilitant l’utilisation de tous les documents au sein d’une organisation.
Avec la dématérialisation croissante des documents et l’intégration des nouvelles technologies, les entreprises génèrent et doivent gérer une quantité croissante de documents électroniques. Il devient donc crucial de mettre en place un processus de gestion souple et efficace.
La GED offre de nombreux avantages, notamment la recherche rapide et facile de la bonne version d’un document, la résolution des problèmes de stockage, la sécurité des documents grâce à un partage restreint, l’uniformisation des pratiques documentaires, la mise en place de circuits de validation efficaces, l’amélioration des processus qualité et une gouvernance documentaire optimisée.
⚠️ Avant de mettre en place une GED, une dématérialisation préalable de tous les documents de l’entreprise est nécessaire. Tous les documents doivent être scannés et numérisés.
Pourquoi choisir un logiciel de GED ?
Les logiciels de GED permettent aux entreprises de gérer tous leurs documents de manière dématérialisée, offrant gains de temps, productivité accrue, collaboration améliorée et partage d’informations facilité.
La mise en place de circuits de validation peut être chronophage, et les entreprises cherchent à simplifier leurs processus tout en gagnant en efficacité. Les logiciels de GED contournent cette étape, réduisant les risques d’erreurs et assurant une traçabilité optimale des documents.
La sécurisation des données est l’une des fonctionnalités clés des logiciels de GED, offrant un accès sécurisé à tous les documents, où que vous soyez, grâce à un contrôle d’accès rigoureux. De plus, ils permettent de réduire les coûts liés à l’impression et au stockage, minimisant les risques de perte d’information.
Pourquoi SharePoint est l’outil de GED idéal ?
SharePoint, service hébergé par Microsoft, dédié à toutes les tailles d’organisations, permet la création de sites pour partager des documents et des informations, ainsi que le stockage de fichiers. Très sécurisé, il facilite l’échange et le stockage de documents sans risques.
SharePoint met fin aux allers-retours par emails, offrant un accès aux fichiers à des destinataires multiples, y compris des utilisateurs externes. Son intégration complète à Teams et à l’univers Microsoft garantit sécurité et efficacité. De plus, des automatisations personnalisées peuvent être créées pour aller au-delà des fonctionnalités de base. Cette intégration permet une adoption rapide et intuitive du processus de gestion des documents par l’ensemble des utilisateurs de l’entreprise.
En optant pour des solutions connectées à SharePoint, vous alimentez facilement votre GED SharePoint à partir de vos applications métier. Par exemple, une fois vos factures fournisseurs traitées avec TEDD.factures fournisseurs & Esker, déposez-les directement dans votre GED SharePoint. De même, stockez de manière organisée tous les documents imprimés à partir de vos solutions Microsoft 365 ou solutions de gestion grâce à l’imprimante virtuelle TAI (devis, commandes, contrats signés, documents RH…).
💡 Avec l’arrivée de Viva, la plateforme d’expérience employé de Microsoft, les fonctionnalités de SharePoint sont décuplées.
Passons à l’action : créer sa GED dans SharePoint
Vous souhaitez créer votre GED dans SharePoint ? Suivez ces grandes étapes :
- Identifier les rôles dans la gestion des documents : constituez une équipe appropriée pour les processus de gestion documentaire.
- Analyser l’utilisation des documents : déterminez les types de documents sur lesquels les équipes travailleront et comment.
- Planifier l’organisation des documents : utilisez les fonctionnalités de SharePoint pour organiser et stocker efficacement vos documents.
- Planifier le déplacement des documents : définissez les déplacements nécessaires à chaque étape du cycle de vie d’un document.
- Organiser les types de contenu : structurez les informations relatives aux documents pour une organisation cohérente.
- Organiser les flux de travail : contrôlez le déplacement des documents au sein de l’équipe avec les flux de travail intégrés de SharePoint.
💡 Astuce : envisagez de collaborer avec votre intégrateur pour une GED SharePoint sur mesure et connectée à vos applications métier.
GED SharePoint : efficacité connectée avec les applications de dématérialisation des Editions CoMPAGNoNS
Chez Les Editions CoMPAGNoNS, nous avons développé, pour nos applications de traitement de documents, des connecteurs paramétrables et simples à mettre en œuvre pour faciliter le stockage malin de vos documents avec SharePoint. La plupart des entreprises exploitent mal une solution pourtant incluse à leur abonnement Microsoft 365. Une bonne communication entre l’environnement applicatif métier et la GED SharePoint permet de répondre au besoin de GED en optimisant les investissements et en permettant une plus grande souplesse dans l’implémentation et l’exploitation de la GED.
Automatisez le dépôt de vos documents dans SharePoint avec nos applications de dématérialisation :
TEDD.factures clients • TEDD.factures fournisseurs • TEDD.signatures • TEDD.rh • TAI