Gagnez du temps dans votre gestion d’entreprise
Avec l’automatisation de la factures clients ou fournisseurs, ce paysage change radicalement. La majorité des tâches répétitives et laborieuses est prise en charge par des systèmes automatisés. Cette capacité à traiter rapidement de grandes quantités de données, sans intervention humaine directe, se traduit par une réduction significative du temps consacré à la gestion des factures. Vos employés pourront se concentrer sur des activités plus stratégiques comme une analyse financière, la planification stratégique, ou l’amélioration des relations avec les clients et les fournisseurs.
Diminuez les erreurs humaines pendant les saisies comptables
Lors des facturations de type manuel les risques d’erreurs sont presque inévitables. Il peut y avoir des saisies incorrectes, des calculs erronés ou des oublis. Les conséquences peuvent être fatales notamment pour votre trésorerie et les relations clients fournisseurs
Le traitement des e-factures intervient alors comme une solution efficace : elle repose sur des règles et des procédures précises de détection et correction des incohérences, assurant ainsi une exactitude constante dans la gestion de vos factures. Grâce à cette avancée, les informations transmises seront de meilleures qualités. Vous éviterez aussi les relances manuelles et les retards de paiement. Grâce à des outils dédiés dans l’e-facturation vous pourrez gérer efficacement votre trésorerie.
Soyez à jour avec les dernières réglementations
En matière de facturation, chaque entreprise est régulièrement confrontée à de nouvelles directives, que ce soit au niveau local, national ou international. Ces changements réglementaires peuvent concerner divers aspects, tels que les normes fiscales, les exigences en matière de conservation des documents, ou les formats spécifiques de facturation électronique.
La dématérialisation des processus vous offre la possibilité de vous adapter au fur et à mesure de ces évolutions. Grâce à l’utilisation de systèmes mis à jour régulièrement, les dernières réglementations sont intégrées automatiquement, assurant que toutes les factures émises respectent les normes en vigueur. Cette intégration automatique des mises à jour élimine le besoin de suivre manuellement les changements législatifs, un processus qui peut être à la fois chronophage et sujet à erreurs.
La traçabilité offerte par l’automatisation des factures joue également un rôle clé dans la conformité réglementaire. Chaque entreprise doit souvent répondre à des exigences strictes en matière de conservation et de reporting des documents financiers. Ce mode de fonctionnement assure que toutes les factures sont stockées de manière sécurisée et peuvent être facilement récupérées pour les audits, les contrôles fiscaux ou toute autre exigence réglementaire.
En cas de contrôles ou d’audits, vous pouvez ainsi présenter rapidement des documents fiables, réduisant considérablement le risque de pénalités ou de complications juridiques.
Gardez une trace de toutes vos activités financières
En utilisant une solution automatisée, chaque facture émise ou reçue est enregistrée dans un environnement centralisé. Ce système offre une visibilité complète sur le parcours et le statut de chaque document, de sa création à son archivage. En cas de questions ou de litiges, il est donc possible de retrouver rapidement et avec précision l’historique complet d’une facture, y compris les dates de traitement, les approbations, les paiements et toute communication associée.
De même, le suivi en temps réel permet d’identifier les retards de paiement et agir proactivement pour résoudre les problèmes. Cette réactivité améliore les relations avec les partenaires commerciaux et contribue à un flux de trésorerie plus sain.
Réduisez les coûts de traitement factures
L’automatisation de l’émission des factures clients et fournisseurs est souvent perçue comme une stratégie visant à accroître l’efficacité et la précision. Cependant, l’un de ses avantages les plus significatifs, et parfois sous-estimé, réside dans sa capacité à réduire les coûts opérationnels de manière substantielle.
En l’occurrence, elle élimine les processus manuels fastidieux et coûteux, tels que la saisie de données, l’impression, l’envoi postal et le stockage physique des factures. Ces activités sont non seulement chronophages mais aussi sources de dépenses récurrentes qui s’accumulent avec le temps. A l’inverse, la transition vers des systèmes numériques signifie moins de papier, moins d’encre, et moins de frais de stockage, contribuant à une réduction notable des dépenses de bureau.
De même, en minimisant les erreurs de facturation, vous évitez les coûts associés à leur rectification, tels que les frais de réémission et les intérêts liés aux retards de paiement.
Choisissez un outil d’automatisation des factures clients et fournisseurs
Si l’automatisation et la dématérialisation de vos factures clients et fournisseurs est la clé pour basculer vers une gestion comptable plus efficace, encore faut-il disposer d’un logiciel qui correspond à vos besoins particuliers. En l’occurrence, TEDD est la solution qui permet d’optimiser votre comptabilité par bien des manières :
- Utilisation d’un système de reconnaissance intelligente des documents pour identifier le canal de distribution approprié pour chaque facture, qu’il s’agisse d’email, de courrier ou de ChorusPro
- Intégration avec vos systèmes de gestion courants comme Sage 100 ou Microsoft Dynamics Business Central. De cette manière, les factures sont importées automatiquement, et les informations centralisées.
- Vérification de la cohérence entre les codes services identifiés sur les documents et leur référencement sur Chorus Pro. Les factures non conformes sont identifiées avant l’envoi, et des alertes sont générées pour signaler les erreurs et les corriger rapidement.
- Stockage automatique dans un système d’archivage électronique (SAE) qui respecte les obligations légales de conservation. Toutes les factures sont ainsi conservées pendant la durée requise par la loi, qui est généralement de 11 ans.
- Reconnaissance automatique du taux de TVA de chaque ligne sur les factures avec commande, assurant une comptabilisation précise et conforme aux réglementations fiscales
- Utilisation de l’apprentissage incrémental pour les factures sans commande. Le logiciel apprend des décisions prises par les utilisateurs concernant l’affectation comptable, améliorant progressivement sa capacité à reconnaître et appliquer le bon taux de TVA.