Le Code Général des Impôts autorise le dépôt d’une e-facture dans Chorus Pro sans signature électronique si l’entreprise a mis en œuvre un processus de contrôles documentés et persistants offrant les moyens de suivre une piste d’audit fiable entre la facture émise et la prestation sur laquelle elle est basée.
Piste d’audit fiable, quèsaco ?
C’est une collection de contrôles documentés établis par une entreprise pour faire le lien entre une facture et la livraison du bien ou du service qui y figure. Elle doit permettre au contrôle fiscal de parcourir sans interruption l’intégralité du processus de facturation, depuis son origine jusqu’au relevé d’opération bancaire. Et vice-versa.
Ces contrôles ne sont pas monolithiques. L’exigence administrative concernant la piste d’audit fiable fluctue suivant divers critères tels que la taille de la société, la quantité de factures émises ou encore les effectifs et les moyens financiers employés pour effectuer ces contrôles.
Piste d’audit fiable, quelles règles ?
Le Code Général des Impôts, qui a pour habitude d’être précis, nous indique que la piste d’audit doit répondre aux objectifs d’assurer l’authenticité de l’origine d’une facture, l’intégrité de son contenu ainsi que sa lisibilité depuis son émission jusqu’à la fin de son temps d’archivage légal.
L’entreprise a les coudées plutôt franches quant aux moyens à mettre en œuvre pour atteindre ces objectifs.
Le nœud du problème est bien la fiabilité du cheminement suivi. La piste d’audit gagne son qualificatif de fiable à partir du moment où les services administratifs sont bels et bien en mesure de lier les pièces justificatives entre elles, et de les relier aux opérations bancaires.
L’idée primordiale, ne le perdons pas de vue, n’est en fin de compte que d’éviter les fraudes et l’émission de fausses factures.
Dois-je mettre en œuvre une piste d’audit fiable pour la dématérialisation de ma facture ?
La piste d’audit fiable n’est pas en soi une nouveauté subitement sortie du chapeau du Code Général des Impôts pour agrémenter le processus de facturation dématérialisé : elle concernait aussi et déjà la facturation papier.
En fait, toute entreprise ayant émis des factures a déjà mis en place l’organisation nécessaire pour présenter une piste d’audit fiable en cas de contrôle fiscal, sans nécessairement l’identifier sous ce vocable.
Le passage à l’e-facture ne comporte donc pas de contrainte juridique supplémentaire imposée aux entreprises par rapport à la plus traditionnelle facturation papier.
Mais si vous procédez actuellement à l’automatisation de votre processus de facturation, celui-ci doit naturellement s’insérer au sein de votre piste d’audit fiable.
Cela implique t’il un nouveau système d’information ?
Il n’y a aucune obligation pour l’entreprise de mettre en place un système informatique chargé de la gestion du processus de la chaîne de facturation, à partir du moment où elle est en mesure de fournir une piste d’audit fiable et où elle respecte les règles d’archivage légal.
Posséder un outil de facturation peut cependant permettre de disposer de fonctionnalités garantissant la traçabilité de la facturation.
Toutefois, pas de sueurs froides, la mise en place de la facture électronique n’implique aucune précaution supplémentaire mais permet bien de simplifier la gestion de l’envoi de ces documents.
Les Editions CoMPAGNoNS proposent leur offre TEDD.factures permettant d’envoyer une facture électronique par email, courrier ou CHORUS PRO tout en vous fournissant les éléments de contrôles nécessaires pour garantir le respect de la piste d’audit fiable.