La dématérialisation des bulletins de paie consiste à remplacer les bulletins papier par des versions numériques. En France, cette tendance est encadrée par la loi El Khomri de 2016, qui autorise les employeurs à émettre des fiches de paie électroniques, sauf opposition du salarié. Cette dématérialisation s’inscrit dans une démarche plus large de digitalisation des processus RH. C’est une évolution nécessaire et bénéfique pour les entreprises et les salariés, à condition qu’elle soit bien menée – et avec les bons outils. Voici tout ce qu’il faut savoir.
Qu’est-ce que la dématérialisation des bulletins de paie et pourquoi ce changement ?
Concrètement, au lieu de distribuer un document imprimé, l’employeur peut mettre à disposition le bulletin sous format numérique selon deux modes de distributions :
- Le coffre-fort électronique : espace personnel sécurisé où le salarié peut consulter tous ses bulletins.
- L’intégration au portail RH : le bulletin est accessible directement depuis l’outil RH de l’entreprise (SIRH).
Il y a plusieurs raisons à cela. La principale tient au cadre légal favorable : depuis la loi du 12 mai 2009, les fiches électroniques ont la même valeur légale que les bulletins papier. Et depuis 2016, le Code du Travail permet aux employeurs de transmettre les bulletins sous forme dématérialisée, sous réserve d’informer le salarié au préalable.
Quels sont les droits et obligations des employeurs et des salariés ?
Bien qu’elle présente des avantages organisationnels, temporels et environnementaux significatifs, la dématérialisation des bulletins de paie ne peut être imposée et doit respecter certaines obligations.
Obligations de l’employeur
- Garantie d’accessibilité : l’employeur doit s’assurer que tous les salariés disposent d’un accès internet et des moyens d’accéder à leurs bulletins en ligne (poste informatique en libre accès par exemple).
- Protection et conservation des données : l’employeur est responsable de la sécurité et de la confidentialité. Il doit mettre en place les mesures techniques et organisationnelles adéquates (chiffrement, sauvegardes, traçabilité des accès…). Les bulletins doivent rester accessibles durant 50 ans, y compris en cas de changement de prestataire.
- Remise des bulletins au départ du salarié : en cas de départ (démission, licenciement…), l’employeur a l’obligation de remettre au salarié un exemplaire de ses bulletins de paie, sur support papier ou sous forme électronique.
Droits des salariés
- Droit d’opposition : chaque salarié peut refuser le bulletin dématérialisé, sans avoir à se justifier. Il doit alors recevoir un document papier sans que cela ne l’expose à une quelconque sanction.
- Droit d’accès et de rectification : le salarié doit avoir un accès permanent et gratuit à ses bulletins, avec possibilité de les télécharger et imprimer. Il peut demander la correction d’éventuelles erreurs.
TEDD.rh ou comment répondre à chaque demande individuelle
Au regard du cadre légal imposé, chaque entreprise doit donc avoir la capacité de satisfaire les demandes de chaque salarié, sans pour autant que cette tâche ne devienne chronophage.
En l’occurrence, l’une des forces de TEDD.rh est de proposer une distribution multicanale des bulletins de paie. Cela signifie que ces documents peuvent être envoyés aux équipes de différentes façons, en fonction de leurs préférences :
- Via un coffre-fort numérique personnel, comme Digiposte. Chaque salarié dispose d’un espace sécurisé où il peut consulter et télécharger ses bulletins. Digiposte garantit la confidentialité et l’intégrité des documents grâce à des protocoles de cryptage et des certifications (comme la norme NF Z42-020).
- Par courrier postal, en passant par un prestataire d’éditique comme Maileva. rh prépare un fichier normalisé qui est transmis au routeur pour impression et mise sous pli. Les bulletins arrivent directement au domicile du salarié.
L’avantage de ce dispositif est que chaque collaborateur peut choisir son canal préféré, et en changer à tout moment depuis son espace personnel TEDD. L’entreprise peut aussi imposer un canal par défaut (comme le coffre-fort), tout en laissant la possibilité de revenir à un autre mode si besoin.
Côté émetteur, TEDD.rh récupère les bulletins depuis le logiciel de paie (Silae, Sage, EBP, …), vérifie les données de contact et les met en forme. Puis il dispatche les fichiers vers chacun des canaux, tout est crypté et tracé. Les équipes RH gardent la main grâce à un tableau de bord qui permet de suivre les envois sur chaque canal, les éventuels retours, les changements de préférences des salariés, etc. Elles peuvent aussi relancer des envois unitaires si besoin.
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