dématérialisation factures clients

Pourquoi choisir la dématérialisation des factures clients ?

↪ 29 avril 2020

La situation inédite du confinement nous pousse à réfléchir au degré de résilience dans notre façon de travailler. La digitalisation de l’entreprise est aujourd’hui un chantier incontournable pour améliorer nos processus et ainsi assurer la pérennité de fonctionnement de nos services. Sans imprimante chez soi pour éditer ses factures clients lorsqu’on ne peut se rendre au bureau, la nécessité de passer à la facture électronique devient une évidence.


La facture dématérialisée permet de réduire les retards d'encaissement et ainsi d'assurer la trésorerie. Les éditions CoMPAGNoNS proposent la solution TEDD. factures permettant une distribution multicanale aisée grâce à un aiguillage automatique des factures selon le type de destinataire : client public (Chorus Pro), client privé (email ou courrier).

Détaillons les grands avantages à choisir de dématérialiser ses factures client.

Traçabilité et fiabilité

Les entreprises n’ayant pas encore réalisé la digitalisation de leurs processus utilisent aujourd’hui encore deux biais pour envoyer leurs factures :

  • la facture papier par courrier postal,
  • un fichier Word ou PDF attaché à un courrier électronique.

Ces procédures combinent plusieurs désavantages dont le coût financier pour la première citée, le temps de réalisation, le manque de fiabilité et les difficultés de traçabilité.

Comme l’année 2020 le démontre, le format postal fait face à de sérieux obstacles, s’ajoutant à la potentielle absence des clients. Comment être certain que votre facture a bien été reçue ? Comment peut-elle être réglée le plus rapidement possible par votre clientèle ?

La dématérialisation des factures permet de s'assurer :

  • une traçabilité fine depuis la génération de la facture jusqu’à son règlement,
  • une fiabilité à 100% des envois aux destinataires quels que soient les obstacles physiques (grève, confinement, absences,…).

Optimisation des coûts de traitement

Le passage à la facture électronique permet également de réduire le coût de gestion. D’une part, se séparer du format papier entraîne d’immédiates économies de matériels et de frais postaux. D’autre part, l’automatisation libère les collaborateurs de tâches fastidieuses et chronophages, leur permettant de se consacrer à d’autres problématiques.

Du côté de l'émetteur de la facture comme de son destinataire, la facture dématérialisée équivaut ainsi à un réduction des coûts et à une augmentation de la productivité.

Strict respect de la réglementation

La dématérialisation de ses factures client est également l’occasion de s’assurer que l'entreprise respecte à la lettre la réglementation en vigueur au niveau de la facturation client. Les règles de production d’une facture électronique sont clairement établies : il est donc primordial de sélectionner une solution intégrant de facto toutes les obligations réglementaires inhérentes à la facture électronique.

Obligation légale de dépôt de facture sur Chorus pro

Tous les fournisseurs du service public, quelle que soit leur taille, sont désormais soumis à l'obligation légale de dépôt de facture en version dématérialisée sur le portail Chorus pro.

Si vous avez un contrat en cours avec une entité publique ou si vous envisagez d’en obtenir un prochainement, il est indispensable d’être à même de respecter cette obligation.

 

Ainsi, le passage à la facture électronique est sans conteste une avancée à envisager sans tarder. Quelle que soit l’entreprise, la dématérialisation de la facture client permet de s’affranchir de contraintes physiques, de réduire ses coûts de traitement, de rationaliser et d’automatiser ses processus. L’offre TEDD.factures des Editions CoMPAGNoNS répond parfaitement au besoin en vous permettant d'envoyer une facture dématérialisée par email, courrier ou Chorus pro.

Découvrez TEDD.factures

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