Des logiciels toujours plus performants, toujours plus spécifiques, pour convenir à des usages ou des contextes toujours plus précis… L’informatique permet réellement une optimisation des process et du stockage de données.
Oui, mais à quel point ? A force de démultiplier l’utilisation d’applications diverses, pouvant être en SaaS comme en On Premise, ne communiquant pas entre elles nativement, ne sommes-nous pas en train de fragmenter les process en segments de plus en plus courts, nous contraignant à alourdir les méthodes pour assurer une circulation efficace des données ?
Le manque de communication et d’échanges de données entre les logiciels d’un même écosystème informatique peut vite amener des problématiques diverses. En contraignant à déplacer manuellement des données ou des fichiers de données d’un logiciel à un autre, on s’expose à des erreurs de saisie.
Plus encore, vos collaborateurs ne mesurent pas l’utilité de tracer de leurs actions. Même si l’erreur est repérée plus tard, cela nécessitera de remonter la chaîne de process jusqu’à trouver l’incohérence. Une nouvelle occasion de perdre du temps et de diminuer les performances de son équipe…
Cela vous rappelle des situations déjà vécues ? Voici donc quelques conseils pour éradiquer les erreurs de transmission de données dans votre entreprise !
1 – Recourez à une solution d’interopérabilité
Le point crucial de votre problématique, c’est l’échange de données entre logiciels. Si vous trouvez un moyen d’automatiser ces échanges de données, la saisie manuelle ne sera plus nécessaire ; cela signifie également un risque d’erreurs considérablement diminué. Ajoutons à cela des synchronisations déclenchées automatiquement : nul doute que vos équipes gagneront du temps, qu’elles pourront consacrer à des tâches valorisant réellement leurs compétences.
2 – Assurez-vous de la sécurité de vos transferts de données
La cybersécurité est un enjeu majeur de toute entreprise. Les données qui sont transmises d’un logiciel à l’autre doivent pouvoir circuler sans risques. Il vous faudra donc vous assurer que la solution choisie dispose d’un système sécurisé fiable et maintenu à jour.
3 – Prévoyez une vérification régulière de l’état de santé de vos connecteurs
Sans saisie manuelle, vous voilà libéré d’une charge mentale certaine ! Attention à garder un minimum de vigilance cependant. Il ne faut pas oublier que des difficultés liées au réseau internet, à votre espace d’hébergement pour vos logiciels, ou même à l’accès aux API des applications SaaS, peuvent survenir. A vous de confirmer la possibilité d’un suivi et d’un monitoring de vos connecteurs, que vous pourrez consulter régulièrement.
Dans l’idéal, votre solution de connecteur vous informe en temps réel s’il rencontre une anomalie via un système de notifications intégré et paramétrable.
4 – Centralisez l’ensemble de vos synchronisations
Plus votre écosystème logiciel est consistant, et plus il vous faudra prévoir de quoi connecter vos différents logiciels entre eux. Il est donc possible que vous ayez toute une gamme de connecteurs à mettre en place.
L’idéal est de pouvoir tous les rassembler au même endroit afin de pouvoir superviser l’ensemble de vos connecteurs facilement.
5 – Mutualisez les connaissances de votre gamme de connecteurs
Se reposer sur un seul collaborateur afin de le rendre expert dans un sujet précis, c’est se contraindre à devoir gérer des situations délicates lorsque ce dernier est en congés, en arrêt ou a quitté l’entreprise.
Le mieux est de faire en sorte que plusieurs personnes disposent d’un niveau de connaissances semblable ; on pourrait imaginer désigner au moins un représentant par logiciel à connecter.
Pour ce qui est de l’implémentation technique, si vous avez délégué à une entreprise tierce, renseignez-vous sur les disponibilités sur le support.
Notre conseil : votre partenaire informatique de proximité connait parfaitement votre système d’information et vos applications, il est organisé et formé pour mettre en œuvre chez vous un système d’interfaces efficace.
Avez-vous apprécié ces quelques conseils ? Peut-être vous sentez-vous encore étourdi par l’ampleur du projet. C’est bien normal.
Détendez-vous, nous avons une bonne nouvelle : la plateforme iO permet de gérer tous ces points sans effort.
iO se compose :
- d’une plateforme de service qui permet de déployer, paramétrer, planifier et monitorer des projets de connecteurs à travers une interface ergonomique et intuitive
- de connecteurs permettant de définir des données à synchroniser entre deux applications
- de la passerelle API, un canal de communication sécurisé assurant la circulation des données issues ou dirigées vers l’environnement privé du client.
Et si vous n’y trouvez pas votre bonheur, nos partenaires (qui sont aussi vos partenaires informatiques de proximité) sont formés à la création de connecteurs à la demande. Ces connecteurs sur-mesure tiendront comptes des particularités de vos usages et de votre environnement informatique.
Faire de votre écosystème numérique un réseau fluide et dynamique est tout aussi important que le soin que vous apportez au choix de votre ERP et des applications au service de votre entreprise. L’optimisation de ce point crucial est notre cœur de métier, alors contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution iO !